Reuniões, reuniões e mais reuniões.

Há dias que você entra no trabalho bem cedo, participa de muitas reuniões e fica com o sentimento que elas não foram produtivas e algumas delas até desnecessárias, não é?

É praxe reservarmos 1 hora como o tempo mínimo para qualquer tipo de reunião.

Mesmo alguns assuntos que poderiam ser resolvidos com uma conversa rápida torna-se um evento, reunindo várias pessoas, algumas delas que nem estão relacionadas ao assunto, gastando um tempo desnecessário e o pior: sem nenhuma ação concreta do que será feito.

Há algum tempo tenho utilizado um método que cunhei de “Crivo1234”.

Crivo1234

O Crivo1234 trata de 4 simples perguntas a serem respondidas a si mesmo para que uma reunião/encontro/call/conferencia/etc. passe no crivo de ser necessária ou não. Vamos a elas:

  • O que originou este encontro?
  • Qual o resultado esperado ao final deste encontro?
  • Como o resultado deste encontro irá apoiar e impactar positivamente a estratégia da empresa e a vida do cliente ou colaborador de nossa empresa?
  • Quem é responsável em orquestrar o plano de ação até o próximo passo?

O que originou este encontro?

Muitas vezes você recebe um convite, ou, é chamada para participar de uma reunião, de última hora, e se vê em uma armadilha, não é mesmo?

Muitas vezes é preciso coragem, mas é fundamental que você pergunte ao organizador ou a quem o convidou a seguinte pergunta: “O que originou este encontro?”.

Pode parecer até mesmo um atrevimento questionar este tipo de coisa, pois a sua empresa pode ser aquela do tipo “obedece quem tem juízo”, no entanto, se você tiver um mínimo de informação anterior sobre a motivação do evento, sua participação pode ser muito mais significativa, uma vez que há significado para você, e até mesmo, ter argumentos para conduzir ao término de uma reunião que seja desnecessária.

Qual o resultado esperado ao final deste encontro?

Outra pergunta atrevida, no entanto, pertinente é esta: “Qual o resultado esperado ao final deste encontro?”.

Há um ditado que diz “Quando não sabe onde se quer chegar, qualquer caminho serve”. Lewis Carroll, autor do clássico “Alice no país das maravilhas”, já havia percebido isso desde 1865 quando escreveu esta obra, e até hoje ainda caímos na mesma armadilha.

Portanto, se houver um mínimo de direcionamento sobre o resultado esperado desta reunião, já é possível ter um segundo crivo da necessidade, ou não, deste encontro.

Como o resultado deste encontro irá apoiar e impactar positivamente a estratégia da empresa e a vida do cliente ou colaborador de nossa empresa?

Há ainda aquelas reuniões que são necessárias pois tem uma origem autentica e há declarado o resultado esperado ao final do encontro. Mas se este resultado não estiver alinhado com a estratégia da empresa, ou ainda pior, não vai tornar a vida de ninguém melhor: nem a do cliente, nem a do colaborador?

Nestes casos, em geral, trata-se de um ajuste de rota, ou seja, direcionar o resultado da reunião a contribuir com o resultado maior: o sucesso do cliente ou do colaborador.

Nada que uma boa pergunta não ajuste 🙂

Quem é responsável em orquestrar o plano de ação até o próximo passo?

Outro ditado: “Cachorro sem dono morre de fome”, ou a similar “Cachorro com dois donos morre de fome” é verdadeiro.

É necessário que seja eleito o maestro, ou seja, aquele que vai dar o ritmo do plano de ação que resultar deste encontro.

O famoso trio “Ações, Responsável, Data Limite” tem maior chance de acontecer se houver um maestro para acompanhar de perto e apoiar aqueles que tiverem alguma dificuldade no caminho.

E se uma reunião não passar em um dos crivos, o que faço?

É uma questão de cultura da empresa que trabalhar.

Se seus colaboradores conhecer esta ferramenta, Crivo1234, provavelmente as reuniões que surgirem já terão sido validadas sobre tais crivos, portanto, serão reuniões necessárias e com grande probabilidade de serem produtivas, gerando um sentimento de alegria e satisfação de contribuir de fato com o negócio da empresa e sua própria carreira.

Se for uma empresa de cultura autoritária e centralizadora, o “manda quem pode, obedece quem tem juízo” ainda é válido. Neste caso, participe da reunião com uma postura de apoiar e de conduzir os participantes a responderem as perguntas do Crivo1234 de maneira suave, com leveza, sem imposição mas com proposição, fazendo boas perguntas e deixando que as respostas venha dos demais.

Acredite: sempre é possível mudar comportamentos desde que a mudança aconteça primeiramente em nós mesmos.

Nosso exemplo pode inspirar e, com a intenção correta, passarmos a influenciar aqueles que ainda não conseguem enxergar a priorizar o que realmente importa.